Rudersdal Advokaterne
Forretningsgang for Rudersdal Advokaterne efter § 8 i lov om forebyggende foranstaltninger mod Hvidvask og udbytte og finansiering af terrorisme.
Nedenstående regelsæt skal overholdes i forbindelse med behandling af sager på kontoret
Ansvarlig advokat
Advokat Henriette Reinholdt er ansvarlig for udarbejdelse of løbende opdatering af denne forretningsgang.
Formålet med at indføre en forretningsgang for advokatfirmaets håndtering af sager omfattet af Hvidvaskloven er, at forebygge hvidvask og finansiering af terrorisme. Relevante klienter, som advokatfirmaet behandler sager for, skal derfor underrettes om, at der gælder en underretningspligt hvor der er mistanke om, at transaktionen eller henvendelsen har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Underretningen skal ske til Advokatsamfundet, jf. § 26, stk. 2 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme (hvidvaskloven).
Nye krav til samleklientkonti træder i kraft 1. januar 2026
Fra den 1. januar 2026 har advokatvirksomheder fået nye og omfattende forpligtigelser, når de anvender samleklientkonti. Ændringerne følger af hvidvasklovens nye § 38 b, som skal styrke kontrollen med klientmidler.
Hvad er en samleklientkonto?
En samleklientkonto er en bankkonto, hvor advokaten kan opbevare midler fra flere klienter samlet.
Kontotypen anvendes f.eks. i forbindelse med retssager inkasso, ejendomshandler og andre situationer, hvor advokaten midlertidigt forvalter midler på vegne af klienten.
Hvad betyder de nye regler konkret?
Advokaten skal indhente identitetsoplysninger på alle klienter, der kan få midler stående på samleklintkontoen – uanset hvem der faktisk foretager indbetalingen.
Henvender du dig som klient på vegne en virksomhed, er der alene krav om oplysninger af virksomhedens CVR.nr.
Identitets- og virksomhedsoplysninger skal indhentes senest ved indbetalingstidspunktet og videregives til pengeinstituttet uden ugrundet ophold, hvilke som udgangspunkt vil være samme dag.
I praksis betyder det, at oplysningerne indhentes, når vi har en forventning om, at der vil ske en indbetaling i din sag. Det gælder for alle sagstyper – også for retssager og inkassosager.
Videregivelse af identitetsoplysninger til banker, anses ikke som et brud på advokatens tavshedspligt, da klienten er den faktiske ejer af midlerne, som står på samleklientkontoen.
Når vi indhenter og videregiver identitets- og virksomhedsoplysninger i forbindelse med indbetaling til advokatkontorets samleklientkonto, sker det i overensstemmelser med databeskyttelsesforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven
Videregivelse sker alene i det omfang, det er relevant og nødvendigt og kun til vores pengeinstitut, som er Danske Bank.
For virksomheder skal der gives oplysninger om CVR.nr
Med hvidvasklovens § 38 b er der således indført et lovkrav om, at advokater ved behandling af betroede midler på en samleklientbankkonto kan og skal indhente identitetsoplysninger og kontroldokumenter på den eller de reelle ejere af midlerne (klienten), uanset om den bistand advokaten yder klienten, er omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13. Advokaten skal desuden stille disse identitetsoplysninger og kontroldokumenter til rådighed for pengeinstituttet.
Indledning – Advokatens øvrige pligter i medfør af hvidvaskloven
Advokaten skal gennemføre kundekendskabsprocedurer, hvilket indebærer, at advokaten skal kende sin klients identitet og opbevare ID-oplysninger om klienten i 5 år efter forretningsforbindelsen er ophørt. ID-oplysningerne skal verificeres f.eks. i form af pas, kørekort, sygesikringskort eller andet.
Hvis der opstår mistanke om, at klientens henvendelse har eller har haft tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering, skal forholdet undersøges nærmere
Hvis mistanken ikke kan afkræftes, og sagen ikke er omfattet hvidvasklovens § 27 om advokaters fritagelse for underretningspligt, skal der ske underretning til Advokatsamfundet eller NSK. Pligten i medfør af Hvidvaskloven kan sammenfattes således:
Advokaten har pligt til at identificere og vurdere risikoen for, at virksomheden eller personen kan blive misbrugt til hvidvask eller finansiering af terrorisme.
Advokaten har pligt til at fastsætte skriftlige politikker, forretningsgange og interne kontroller om risikostyring, kundekendskabsprocedurer, undersøgelses, og noterings, underretning, opbevarings af oplysninger, screening af medarbejdere og intern kontrol til effektiv forebyggelse, begrænsning og styring af risici for hvidvask og finansiering af terrorisme.
Advokaten har pligt til at sikre, at ansatte og ledelse har modtaget tilstrækkelig undervisning.
Advokaten skal desuden være opmærksom på Europa-Parlamentets fordringer om regler og finansielle sanktioner mod lande, personer, grupper, juridiske enheder eller organer.
For at sikre at reglerne om hvidvask bliver overholdt, skal advokatkontoret før etablering af en opgave sørge for, at klienten modtager en orientering om, hvilke identitetsoplysninger kontoret skal modtage, orientering om vores pligt til at underrettet Advokatsamfundet i tilfælde af mistanke om overtrædelse af hvidvaskloven samt orientering om Politisk Eksponerede Personer.
Advokatkontoret opfylder forpligtelsen ved i mailbekræftelse til klienten at henvise til kontorets hjemmeside - Se vores beskrivelse af hvordan vi håndterer dine data og sagen på vores hjemmeside www.rudersdaladvokaterne.dk
Hvilke sager er omfattet af hvidvaskloven
Hvidvaskloven § 1, stk. 1, nr. 13:
Hvidvaskloven finder anvendelse på advokater,
a) når de yder bistand ved rådgivning om eller udførelse af transaktioner for deres klienter i forbindelse med
i) køb og salg af fast ejendom eller virksomheder,
ii) forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller andre aktiver,
iii) åbning eller forvaltning af bankkonti eller værdipapirdepoter,
iv) tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder eller
v) oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder, fonde m.v., eller
b) når de på en klients vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom.
Det er ikke muligt at opstille en liste over sager, som er omfattet af hvidvaskloven, men opfattede sager er typisk køb/salg af virksomheder og fast ejendom, selskabsretlig rådgivning, der er knyttet til transaktioner f.eks. stiftelser af selskaber, kapitalforhøjelse eller overdragelser af kapitalanparter samt forvaltning af konti m.v
Desuden sager, hvor advokaten på klientens vegne foretager finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom, jf. hvidvasklovens § 1, skt. 1. nr. 13.
Medmindre sagen er omfattet af overstående, er rådgivning af forbrugere ikke omfattet af hvidvaskloven med følgende undtagelse:
Rådgivningen omfatter bistand i forbindelse med planlægning eller udførelse af transaktioner omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13.
Det samme gælder retssager, indgåelse af frivilligt forlig, sædvanlig ejendomsadministration eller anden juridisk rådgivning af erhvervsklinter, medmindre rådgivningen sker i forbindelse med planlægning eller udførelser af transaktion i forbindelses med aktiviteter nænt i Hvidvasklovens § 1, skt. 1. nr. 13.
Hvad forstås ved hvidvask
Ved hvidvask forstås ifølge hvidvaskloven
- Uberettiget at modtage eller skaffe sig eller andre del i økonomisk udbytte, der er opnået ved en strafbar lovovertrædelse
- Uberettiget at skjule, opbevare, transportere, hjælpe til afhændelse eller på anden måde efterfølgende virke til at sikre det økonomiske udbytte fra en strafbar lovovertrædelse eller
- Forsøg på eller medvirken til sådanne dispositioner
Hvad forstås ved finansiering af terrorisme
- Finansiering af terrorisme som defineret i straffelovens § 114 og 114b.
- Finansiering af terrorisme kan ske ved lovligt tilvejebragte midler.
Hvorledes foregår kundekendskabsproceduren
I sager omfattet af Hvidvaskloven gælder et ubetinget krav om identifikation af klienten, dvs. at Rudersdal Advokaterne skal være i besiddelse af klientens navn og cpr. nr. eller lignende, hvis klienten ikke har et cpr. nr. henholdsvis CVR nr. eller lignende, hvis klienten ikke har et CVR nr. Hvis en fysisk person ikke har et cpr. nr. skal identitetsoplysningerne omfatte fødselsdato.
Der skal både indledningsvist og løbende foretages en risikovurdering bl.a. af klientens formål med aktiviteten, det geografiske område for aktiviteten, omfanget af aktiviteten, regelmæssigheden, beskaffenheden og varigheden af aktiviteten. De faktorer der som minimum skal inddrages, fremgår af Hvidvasklovens bilag 2 og 3. Det skal ved tilsyn kunne godtgøres overfor Advokatrådet, at kendskabet til klienten er tilstrækkeligt i forhold til risikoen for hvidvask og finansiering af terrorisme.
Klientens identitet og formålet med forretningsforbindelsen skal i Rudersdal Advokaterne fastslås og kontrolleres inden etablering af klientforholdet.
Hvis sagen er omfattet af Hvidvaskloven skal der inden klientforholdet etableres foretages følgende kontrol for at sikre klientens identitet:
Fysisk person:
Identitetsoplysninger skal foreligge i form af navn, cpr. nr., ved kontrol af pas, kørekort, sygesikringsbevis eller lignende pålidelig kilde. Der må ikke herske tvivl om identiteten af klienten. Oplysningerne kopieres eller scannes og lægges i sagen
Hos Rudersdal Advokaterne skal oplysningerne indhentes af den ansvarlige sagsbehandlende advokat. En samlet risikovurdering af risikofaktorer i klientforholdet skal eventuelt føre til, at der skal gennemføres en skærpet kundekendskabsprocedure, jf. Hvidvasklovens bilag 3. Rudersdal Advokaterne har ikke indgået aftaler med tredjemand om, at denne kan indhente oplysningerne på advokatfirmaets vegne, og sådanne aftaler bliver ikke indgået fremover. Klienten må, hvis det er nødvendigt at anvende bistand fra tredjemand, afvises.
Hvis der er tale om en distanceklient, se nedenfor under distanceklienter.
Virksomhed:
Rudersdal Advokaterne har besluttet at afvise klienter, hvis identiteten ikke sikkert kan fastlægges.
Virksomhedens ejer og kontrolstruktur skal fastlægges og den/de reelle ejere skal identificeres. Der skal udarbejdes diagram over virksomhedens ejer og kontrolstruktur. I det omfang der ikke gennem offentlige registre kan indhentes oplysninger om ejer og kontrolstrukturen må oplysningerne indhentes med bistand fra klienten eller bureauer, der udbyder virksomhedsoplysninger.
Virksomhedens reelle ejere, dvs. personer, der eventuelt gennem flere led ultimativt ejer mere end 25 % af kapitalen og/eller stemme rettighederne i klienten, skal identificeres og legitimeres i overensstemmelse med proceduren for fysiske personer.
Hvis der ikke kan identificeres en person som ejer mere end 25 % af virksomheden, eller hvis der er tvivl om, hvorvidt den eller de identificerede personer er den eller de reelle ejere, skal den daglige ledelse identificeres og tilføres sagen efter reglerne for fysiske personer
Den daglige ledelse er personer, der har ansvaret for den daglige ledelse af en juridisk person. I kapitalselskaber er den daglige ledelse de registrerede medlemmer af direktionen.
Hvis klienten er et offentligt ejet selskab eller interessentskab, hvor alene indgår offentlige myndigheder, gennemføres sædvanligt kundekendskabsprocedure.
Identitetsoplysningerne noteres og kontrolleres ved at kopiere/scanne oplysningerne til sagen eller klientstamkortet.
Hvad gør man i et fuldmagtsforhold
Hvis opdraget kommer i stand ved, at direktøren for et selskab retter henvendelse på vegne af selskabet, foreligger der et fuldmagtsforhold – identiteten af den reelle klient skal identificeres og kontrolleres.
Hvis en person handler på en andens vegne, eller der er tvivl herom skal personen identificeres, og identiteten skal kontrolleres ved uafhængig og pålidelig kilde. Det skal tillige sikres, at den fysiske eller juridiske person er beføjet til at handle på vegne af den reelle klient, f.eks. ved forevisning af fuldmagt, en vurdering af, om pågældende handler inden for fuldmagten og at eventuelle tegningsregler er overholdt. Advokater og EU-advokater er undtaget fra dokumentationskravet.
Det skal sikres, at fuldmægtigen er beføjet til at rette henvendelse på vegne den reelle klient, f.eks. i form af forevisning af fuldmagt, vurdering af, om den pågældende handler ifølge stillingfuldmagt og i sager, hvor tegningsreglerne skal iagttages, at disse er overholdt.
Dokumentation for fuldmagtsforholdet skal opbevares på sagen i 5 år fra sagens sluttes.
Skærpede kundekendskabsprocedurer
Hvis en klient eller baggrunden for en klients henvendelse i sig selv medfører en øget risiko for hvidvask og terrorfinansiering, skal der ud fra en risikovurdering gennemføres skærpet kundekendskabsprocedure, jf. § 17.
Følgende forhold gør, at en klients henvendelse medfører øget risiko for hvidvask og terrorfinansiering og der skal derfor gennemføres en skærpet kundekendskabsprocedure.
Risikofaktorerne er bl.a.:
- Forretningsforholdet eksister under usædvanlige omstændigheder.
- Juridiske personer eller juridiske arrangementer, som er personlige formueforvaltningsselskaber.
- Selskaber, som har nominee-aktionærer eller ihændehaveraktier
- Kontantbaserede virksomheder
- Selskabets ejerstruktur virker usædvanlig eller for kompleks i betragtning af selskabets forretningsaktiviteter
Risikofaktorer i forbindelse med produkter, tjenesteydelser, transaktioner eller leveringskanaler:
- Private banking
- Produkter eller transaktioner, som kan fremme anonymitet
- Forretningsforbindelser eller transaktioner uden direkte kontakt uden sikkerhedsforanstaltninger såsom elektroniske underskrifter
- Betalinger fra ukendte eller ikke associerede tredjemænd
- Nye produkter og nye forretningsgange, herunder nye leveringsmekanismer, og brug af nye teknologier eller teknologier under udvikling til både nye og eksisterende produkter.
Geografiske risikofaktorer:
- Lande som troværdige kilder, f.eks. gensidige evalueringer, rapporter om detaljeret vurdering eller offentliggjorte opfølgningsrapporter, har identificeret som lande, der ikke har effektive ordninger til bekæmpelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, jf. dog Hvidvasklovens § 17, stk. 2, hvoraf fremgår at der skal gennemføres skærpende kundekendskabsprocedurer, hvis klienten har hjemsted i et land, der er opført på Europakommisionens liste over lande, hvor der vurderes at være øget risiko for hvidvask eller finansiering af terrorisme,
- Lande, som troværdige kilder har identificeret som lande med et betydeligt omfang af korruption eller anden kriminel aktivitet
- Lande, som er genstand for sanktioner, embargoer eller lignende foranstaltninger truffet af f.eks. EU eller FN
- Lande, som finansierer eller støttermterrorvirksomhed, eller som huser kendte terrororganisationer.
Det følger af Hvidvasklovens § 17 stk. 2, at der skal gennemføres skærpede kundekendskabsprocedurer, hvis klienten har hjemsted i et land, der er opført på Europa- Kommissionens liste over lande, hvor der vurderes at være øget risiko for hvidvask eller finansiering af terrorisme.
Distanceforhold
For klienter, der ikke er fysisk til stede ved etablering af klientforholdet, er der tale om distanceforhold.
For at være sikre på klientens identitet anvender Rudersdal Advokaterne i disse situationer Facetime, Skype eller lignende, hvor klienten foreviser identitetsoplysninger samtidig med at klienten kan ses af sagsbehandlende advokat.
Til dokumentation herfor tages et skærmprint eller lignende. NemID kan efter en konkret vurdering erstatte identitetsoplysninger for distancekunder.
Andre uafhængige og pålidelige kilder kan være private udbydere af sådanne oplysninger, digitale signaturer, telefonbøger og verificering af dokumenter fra en uafhængig og pålidelig tredjemand, Kontrollen kan foretages ved hjælp af dokumenter, data eller oplysninger. Dokumentationen lægges på sagen.
Politisk eksponerede personer
Hvis klienten er en politisk eksponeret person, dennes nærtstående eller nære samarbejdspartner, skal der foretages skærpet overvågning af klienten.
En politisk eksponeret person er en person, som har eller haft et højerestående offentligt hverv, sådanne personers umiddelbare familiemedlemmer eller personer, der er kendt som deres nære samarbejdspartnere.
Politisk eksponerede personer, deres nærtstående og nære samarbejdspartnerne er defineret i Hvidvasklovens § 2, stk. 1, nr. 6, 7 og 8.
Politisk eksponeret person, jf. nr. 8
Fysisk person, der har eller har haft et af følgende offentlige erhverv:
- Statschef, regeringschef, minister og viceminister eller assisterende minister
- Parlamentsmedlem eller medlem af tilsvarende lovgivende organer
- Medlem af et politisk partis styrelsesorgan
- Højesteretsdommer, medlem af forfatningsdomstole og af andre højtstående retsinstanser, hvis afgørelser kun er genstand for yderligere prøvelse under ekstraordinære omstændigheder
- Medlem af revisionsretter og øverste ledelsesorganer for centralbanker
- Ambassadører, chargé d’affaires og højtstående officerer i de væbnede styrker
- Medlem af statsejet virksomheds administrative ledende eller kontrollerende organ
- Direktør, vicedirektør og medlem af bestyrelsen eller en person med tilsvarende hverv i en international organisation.
Nærtstående til politisk eksponeret person, jf. nr. 6.
En politisk eksponeret persons ægtefælle, registreret partner, samlever, forældre samt børn og disses ægtefæller, registrerede partnere eller samlevere.
Nærtstående til en politisk eksponeret person, jf. nr. 7
- En fysisk person, som er reel ejer af en virksomhed eller anden form for juridisk person i fællesskab med en eller flere politisk eksponerede personer.
- En fysisk person, der på anden måde end nævnt end nævnt i den foregående bestemmelser har en nær forretningsmæssig forbindelse med en eller flere politisk eksponerede personer
- En fysisk person, der som den eneste er reel ejer af en virksomhed eller anden form for juridisk person, som det vides, er blevet oprettet til fordel for en politisk eksponeret person.
Den ansvarlige sagsbehandlende advokat skal godkende etablering af et klientopdrag med en politisk eksponeret person og skal godkende fortsættelsen af et klientforhold med en politisk udsat person.
Ved opdrag for en politisk eksponeret person skal træffes rimelige foranstaltninger for at indhente oplysninger om formue- og indtægtskilderne, der er omfattet af opdraget/sagen, og der skal løbende være opmærksomhed på forretningsforbindelsen. Oplysningerne skal som led i den løbende overvågning af klienten, noteres og gemmes på sagen, jf. Hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 5.
Identitetsoplysningerne noteres og kontrolleres ved at kopiere/scanne oplysninger til sagen
For at undersøge om klienter er politisk eksponerede personer fremsendes inden klientforholdets oprettelse en forespørgsel til klienten om, hvorvidt denne er omfattet af reglerne om politisk eksponerede personer, dvs. om personer er en politisk eksponeret person, nærtstående eller forretningsmæssige samarbejdspartner til en politisk nærtstående person.
Risikobaseret kundekendskabsprocedure
I medfør af Hvidvasklovens § 11, stk. 3 skal alle kundekendskabskravene i stk. 1 og 2 gennemføres, men omfanget af kundekendskabsproceduren kan gennemføres ud fra en risikovurdering, hvor oplysninger om forretningsforbindelsens formål, omfang, regelmæssighed og varighed skal inddrages. Der skal som minimum inddrages de faktorer, som fremgår af Hvidvasklovens bilag 2 og 3
Det er alene omfanget af kundekendskabsproceduren som kan gennemføres risikobaseret. Der kan ikke lempes i kravene om, hvilke identitetsoplysninger, der skal indhentes. Navn, cpr. nr. eller cvr-nr., herunder på de reelle ejere skal altid foreligge i sager omfattet af Hvidvaskloven.
Kravet om at virksomhedens ejer – og kontrolstruktur skal fastlægges, jf. Hvidvasklovens § 11, stk. 1 nr. 3 kan ikke foretages risikobaseret, og der skal således løbende foretages kontrol af, om der er sket ændringer i ejerkredsen, og dermed hvem, der er reelle ejere.
Bortset fra ovennævnte tilfælde, kan kundekendskabsproceduren ikke gennemføres risikobaseret.
Bistand fra tredjemand til kundekendskabsprocedure
Rudersdal Advokaterne anvender ikke bistand fra tredjemand i forbindelse med kundekendskabsprocedurer, ligesom Rudersdal Advokaterne ikke har eller vil outsource opgaver, der påhviler advokatfirmaet i medfør af Hvidvaskloven.
Overvågning og opdatering af klientforholdet
Klientforholdet og indhentede dokumenter, data og/eller oplysninger skal løbende overvåges, kontrolleres og ajourføres. Det skal sikres, at de transaktioner, som Rudersdal Advokaterne bistår med planlægning eller udførelse af, er i overensstemmelse med firmaets viden om klienten og klientens forretnings- og risikoprofil, herunder midlernes oprindelse.
Hvis der i forbindelse med sagsbehandlingen konstateres forhold, der kan have tilknytning til hvidvask eller terrorisme, skal dette noteres og opbevares i mindst 5 år, jf. Hvidvasklovens § 30, stk. 1, jf. stk. 2.
Opbevaring af identitetsoplysninger
Identitets- og kontroloplysningerne skal opbevares i mindst 5 år efter, at klientforholdet er ophørt. Med kontroloplysninger forstås for eksempel notater eller kopier af offentlige dokumenter vedrørende klienten, herunder hvad klienten har forevist. Hvis der f.eks. har været forevist Pas opbevares indscannet kopi af dokumentet på sagen.
Notater, koncerndiagrammer eller andre registreringer vedrørende en sag omfattet af Hvidvaskloven, skal ligeledes opbevares i 5 år efter afslutningen af klientforholdet.
Hvis klientrelationen er etableret i forbindelse med bistand i en konkret sag, dvs. at der ikke er tale om et løbende klientforhold, skal identitetsoplysninger, kopi af identitetspapirer, notater m.v. opbevares særskilt og lettilgængeligt i den fysiske sag, som skal være arkiveret i 5 år efter at klientforholdet er ophørt. Personoplysninger skal udtages af sagen og slettes efter 5 år.
Hvis der løbende løses sager for klienten, opbevares identitetsoplysninger, kopi af identitetspapirer, notater m.v. i en sag oprettet særskilt til dette formål. I notaterne skal der være henvisning til de relevante journalnumre og sager, som har givet anledning til udarbejdelsen af disse.
Identitetsoplysninger og andre oplysninger indhentet som følge af bestemmelserne i Hvidvaskloven skal slettes fra elektroniske samt fysiske sager efter 5 år fra sagen afsluttes
Foranstaltninger i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordninger m.v.
Rudersdal Advokaterne bistår ikke med betalingsformidling som selvstændig tjenesteydelse, og der fastsættes derfor ikke særlige forretningsgange for betalinger, jf. Hvidvasklovens § 39, stk. 1 om overholdelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordningen om oplysninger, der skal medsendes om betaler ved pengeoverførsler
Undervisning og screening af personale
Rudersdal Advokaterne skal ved alle nyansættelser samt regelmæssigt herefter drage omsorg for, at personalet gøres bekendt med de pligter, som følger af Hvidvaskloven og disse interne regler. Denne forpligtelse gælder alt personale. Disse interne regler skal udgøre et bilag til ansættelseskontrakten, og den ansatte skal kvittere for modtagelsen heraf.
Ved nyansættelser afholdes et møde med den ansatte, hvor disse interne regler gennemgås.
Mindst 1 gang om året afholdes der internt kursus, hvor personalet undervises i håndteringen af sager omfattet af Hvidvaskloven. Samtidig hermed påhviler det den ansvarlige partner at kontrollere, at disse interne regler er opdaterede.
Screening
Rudersdal Advokaterne foretager ved ansættelse og regelmæssigt herefter screening af medarbejdere, som skal arbejde eller arbejder med sager omfattet af Hvidvaskloven. Dette betyder, at alle relevante medarbejdere årligt skal aflevere straffeattest til advokat Henriette Reinholdt. Rudersdal Advokaterne indhenter årligt straffeattest fra alle relevante medarbejdere.
Hvis en medarbejder er straffet for et forhold af betydning for vedkommendes behandling af sager omfattet af Hvidvaskloven, vil det efter en konkret vurdering kunne få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder afskedigelse.
Komplekse og usædvanligt store transaktioner
Ved komplekse eller usædvanligt store transaktioner, skal Rudersdal Advokaterne være særligt opmærksom på, om klientens aktiviteter kan have tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Den ansvarlige advokat skal i sådanne sager øjeblikkeligt orienteres
Rudersdal Advokaterne skal undersøge baggrunden for og formålet med komplekse og usædvanligt store transaktioner samt alle usædvanlige transaktionsmønstre og aktiviteter, der ikke har et klart økonomisk eller påviseligt lovligt formål med henblik på at fastslå om, der er mistanke om eller rimelig grund til at formode, at disse transaktioner eller aktiviteter har eller haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme
Overvågningen af klienten skal efter en konkret vurdering udvides med henblik på at afgøre, om transaktionen eller aktiviteterne forekommer mistænkelige.
Resultaterne af undersøgelserne skal noteres og opbevares i mindst 5 år.
Mistanke om hvidvask kan eksempelvis være begrundet i følgende omstændigheder.
- Klienten ønsker at foretage betaling af større købesummer eller andre beløb, der indgår i en aftale eller transaktion med kontanter, der afleveres hos Rudersdal Advokaterne.
- Klienten er uvillig til at opgive normale og tilstrækkelige oplysninger ved etablering af klientforholdet, herunder ved åbning af klientbankkonto, eller klienten giver ufyldestgørende eller forkerte oplysninger.
- Klienten ønsker at indsætte kontanter i adskillige omgange på klientbankkonto, hver det enkelte beløb ikke er bemærkelsesværdigt, men hvor summer af indbetalinger er betydelig
- Enhver betydelig transaktion med kontanter eller værdipapirer, hvor køber elle sælger er ukendt, eller hvor transaktionens størrelse, karakter eller hyppighed forekommer usædvanlig.
- Klienten handler ikke på egne vegne og er uvillig til at oplyse, om midlernes rette ejer eller oprindelse.
- Større eller usædvanlige transaktioner, der tilsyneladende ikke har et økonomisk eller indlysende lovligt formål.
- Pludselig betaling af større gæld.
- Atypiske betalingsveje eller sikkerhedsstillelse - Markante over/underfaktureringer (f.eks. ved samarbejde med køberen af et aktiv, der herefter opnår en hvidvasket fortjeneste)
- Iøjnefaldende betalinger af bod/erstatning ved misligholdelse af kontrakter
- Transaktioner med skattelylande eller lande, hvorfra det kan være vanskeligt at få kontroloplysninger
- Atypiske apportindskud ved selskabsstiftelse og kapitalforhøjelse.
- Andet.
Hvis der i forbindelse med sagsbehandlingen opstår mistanke, skal den ansvarlige partner inddrages, og den ansvarlige partner overtager herefter sagen i relation til yderligere undersøgelser og stillingtagen til, om der skal foretages underretning
Underretning og oplysningspligt til klienten.
Underretning I medfør af Hvidvasklovens § 26 skal der omgående foretages underretning til Advokatsamfundet, hvis Rudersdal Advokaterne har viden om, mistanke om eller har rimelig grund til at formode, at en transaktion, midler eller en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Det samme gælder ved en klients forsøg på at foretage en transaktion eller ved en potentiel klients henvendelse med ønske om gennemførelse af en transaktion eller aktivitet.
Hvis den ansvarlige advokat er i tvivl om, hvorvidt der skal ske underretning, kan der søges vejledning herom hos Advokatsamfundet. Af hensyn til tavshedspligten skal forholdet så vidt muligt beskrives i generelle vendinger og uden at afgive oplysninger om klientens identitet. Hvis Advokatsamfundet på baggrund af den generelle orientering vurderer, at der er underretningspligt, meddeler den ansvarlige partner herefter de nødvendige oplysninger om klientens identitet m.v.
Transaktionen skal om muligt sættes i bero, indtil Advokatsamfundet er blevet underrettet, og såfremt underretning er givet til Advokatsamfundet, indtil Advokatsamfundet enten har videregivet underretningen til National Enhed for Særlig Kriminalitet (NSK), eller har meddelt, at underretningen efter en konkret vurdering ikke vil blive videregivet.
I tilfælde, hvor det ikke forekommer muligt at undlade at gennemføre transaktionen, eller en sådan undladelse synes at kunne skade efterforskninger, skal den ansvarlige advokat underrette Advokatsamfundet umiddelbart efter transaktionens gennemførsel. Der må ikke give orientering til klienten eller personer i tilknytning til denne om underretningen.
Hvis mistanken drejer sig om finansiering af terrorisme, og mistanken ikke kan afkræftes ved undersøgelsen, sætter den ansvarlige partner transaktionen i bero og underretter Advokatsamfundet om mistanken. Transaktionen må alene gennemføres, såfremt der foreligger forudgående aftale herom med Advokatsamfundet.
Undtagelse til underretningsforpligtelsen
I medført af Hvidvasklovens § 27 er der ikke pligt til at foretage underretning, anset ovennævnte mistanke, hvis oplysningerne er modtaget i forbindelse med, at advokaten:
- Fastslår klientens retsstilling
- Forsvarer klienten i en straffesag
- Repræsenter klienten i en civil straffesag, eller
- Rådgiver klienten om at indlede eller undgå et sagsanlæg
Hvidvasklovens § 27 gælder uanset om oplysningerne modtages før, under eller efter retssagen eller i forbindelse med, at den pågældende klients retsstilling fastslås.
Med ’fastslår klientens retsstilling’ forstås rådgivning om, hvad der er gældende ret på et givent område, jf. Advokatrådets vejledning pkt. 11.1.1.1., dvs. juridisk rådgivning.
Heraf følger, at advokater – så længe bistanden vedrører juridisk rådgivning af klienter – er omfattet af Hvidvasklovens § 27, med den følge, at der som praktisk hovedregel ikke er underretningspligtige.
Hvis der ikke er underretningspligt, skal der tages stilling til, hvorvidt der skal udtrædes af sagen.
Oplysningspligt til klienten
Rudersdal Advokaterne må ikke oplyse klienten om, at der er foretaget underretning til Advokatsamfundet.
Klienter med sager omfattet af Hvidvaskloven skal dog ved etablering a klientforholdet modtage en generel oplysning om advokatfirmaets forpligtelse til at underrette Advokatsamfundet, såfremt advokatfirmaet får viden, mistanke eller rimelig grund til at formode, at en transaktion, midler eller en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme.
Fortrolighed og tavshedspligt
Videregivelse af oplysninger i god tro til Advokatsamfundet anses ikke som et brud på den ansvarlige advokats tavshedspligt, og videregivelsen påfører ikke Rudersdal Advokaterne eller dets medarbejdere nogen form for ansvar. Som beskrevet ovenfor skal henvendelse i tvivlstilfælde dog så vidt muligt ske i generelle vendinger og uden at afgive oplysninger om klientens identitet, idet underretning i tilfælde, hvor der ikke er underretningspligt, kan være i strid med tavshedspligten. Alle ansatte er forpligtede til at hemmeligholde, at der er givet underretning eller iværksat undersøgelse i overensstemmelse med Hvidvaskloven.
Kontrol
Rudersdal Advokaterne foretager kvartalsvis stikprøvekontrol af medarbejdere, som behandler sager omfattet af Hvidvaskloven med henblik på at sikre, at nærværende forretningsgang samt reglerne i Hvidvaskloven efterleves. Den interne kontrol forestås af den ansvarlige advokat, advokat Henriette Reinholdt og tilrettelægges således at alle medarbejdere kontrolleres halvårligt ved gennemgang af 3 – 5 sager fra hver medarbejder.
Whistleblowerordning
Kontoret har under 5 ansatte og ar derfor ikke etableret en whistleblowerordning.
Ansvar
Overtrædelse af reglerne i Hvidvaskloven straffes med bøde. Ved særlig grove eller omfattende forsætlige overtrædelser kan straffen stige til fængsel i op til 6 måneder.
Medvirken til hvidvask eller finansiering af terrorisme vurderes og straffes efter Straffeloven
Desuden vil advokaten kunne indbringes for Advokatnævnet for overtrædelse af de advokatetiske regler.
Ud over de konsekvenser, der er en følge af lovgivningens almindelige regler og de advokatetiske regler, vil overtrædelse af denne forretningsgang – afhængigt af overtrædelsens karakter – kunne anses for en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet
Spørgsmål bedes rettet til advokat Henriette Reinholdt. Underretning vedrørende en konkret sag kan sendes til Advokatsamfundet, Kronprinsessegade 28, 1306 København K, tlf. 33 96 97 98.
Undertegnede bekræfter hermed, at jeg har læst nærværende regelsæt og vil efterleve dette.
